Trouwambtenaar en ceremoniespreker Marijke Kunkeler van Trouw Buitengewoon is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Zij is de functionaris gegevensbescherming van Trouw Buitengewoon.

Contactgegevens:

https://trouwbuitengewoon.nl
Rondeel 5, 4207 GD Gorinchem. T +31653193806
E

PRIVACYPROTOCOL van de zelfstandig Trouwambtenaar, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de vernietiging van persoonsgegevens van bruidsparen en hun getuigen.

Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapsregistratie of ceremoniële verbintenis bedoeld.

1. Verkrijgen van gegevens

Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via de gemeente, het bruidspaar of via een derde, met toestemming van het bruidspaar.

2. Gebruik van gegevens

Om een huwelijk te kunnen voltrekken, zijn de persoonsgegevens van een bruidspaar voor verschillende doeleinden noodzakelijk:

A. Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk aansprakelijk. Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen.

Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën gemaakt, gevraagd of opgeslagen.

B. Als zelfstandig trouwambtenaar is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard.

C. Om te corresponderen met het bruidspaar is het van belang emailadressen en telefoonnummers op te slaan. Nadat de voltrekking is gedaan en deze is nabesproken, worden deze contactgegevens vernietigd.

D. Indien op verzoek van het bruidspaar ook contact gezocht wordt met familie of vrienden, worden deze gegevens na de voltrekking vernietigd of verwijderd.

E. De persoonlijke informatie van het bruidspaar wordt verwerkt in een speech. Deze speech wordt na de huwelijksvoltrekking vernietigd en de digitale versie wordt alleen geanonimiseerd opgeslagen. Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens deze worden opgeslagen en aantekeningen worden vernietigd.

Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrekking van het huwelijk zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Verdere persoonsgegevens staan op de akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in de registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt gemaakt, bepaalt het bruidspaar zelf welke gegevens zij hiervoor verstrekken. Deze gegevens worden direct na de ceremonie verwijderd.

3. Bewaren van gegevens

Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal opgeslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Hiervoor is een goede beveiliging van de computer, tablet en mobiele telefoon door middel van een virusscan en wachtwoordbeveiliging een vereiste. Dit betekent dat de virusscan altijd up-to-date dient te zijn en een wachtwoord regelmatig, minimaal jaarlijks, dient te worden gewijzigd.

4. Vernietiging van gegevens

Indien gegevens op papier staan, worden deze vernietigd zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is. Hiervoor wordt een papiervernietiger gebruikt. Documenten die digitaal verkregen zijn, worden gewist, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is. Dit houdt in dat zowel bestandsmappen als emails op de computer, tablet, telefoon of in de cloud zorgvuldig moeten worden gecontroleerd.

5. Informatie, inzage en correctie

Een bruidspaar heeft te allen tijde recht op informatie, inzage en correctie van de gegevens die zij heeft verstrekt.

6. In geval van datalek

Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal direct bij het constateren hiervan melding worden gedaan aan de persoon of personen die dit betreft en bij de autoriteit persoonsgegevens.

7. Website

Trouw Buitengewoon neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op met via